Digital Workplace ที่แท้จริง: มากกว่าแค่การประชุมออนไลน์และไฟล์บนคลาวด์

เมื่อมีเครื่องมือครบ แต่การทำงานยังไม่ราบรื่น

หลายองค์กรจัดหาเครื่องมือดิจิทัลสำหรับการทำงานไว้ครบถ้วน ทั้งระบบประชุมออนไลน์ พื้นที่จัดเก็บไฟล์บนคลาวด์ และแอปพลิเคชันสื่อสารภายในทีม แต่กลับพบว่าการทำงานร่วมกันยังคงมีปัญหาเช่นเดิม ข้อมูลกระจัดกระจายอยู่หลายที่ พนักงานสับสนว่าต้องใช้เครื่องมือใดสำหรับงานใด หรือใช้เวลาค้นหาข้อมูลนานกว่าจะพบสิ่งที่ต้องการ

ปัญหานี้เกิดขึ้นเพราะ Digital Workplace ไม่ใช่แค่การรวมเครื่องมือหลายชนิดเข้าด้วยกัน แต่คือการออกแบบสภาพแวดล้อมการทำงานที่เชื่อมโยงกันอย่างมีเหตุผล สอดคล้องกับวิธีการทำงานจริงของแต่ละทีม

ลักษณะของ Digital Workplace ที่ทำงานได้จริง

• •
  การเชื่อมโยงข้อมูลและเครื่องมือเข้าด้วยกันพนักงานควรเข้าถึงข้อมูลและเครื่องมือที่จำเป็นได้จากจุดเดียวหรือผ่านขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อน แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างหลายระบบที่ไม่เชื่อมโยงกัน
• •
  การทำงานร่วมกันได้จากทุกสถานที่ไม่ว่าพนักงานจะทำงานจากสำนักงาน บ้าน หรือระหว่างเดินทาง ควรสามารถเข้าถึงข้อมูลและทำงานร่วมกับทีมได้อย่างต่อเนื่อง โดยไม่มีข้อจำกัดด้านสถานที่มาเป็นอุปสรรค
• •
  ความปลอดภัยที่ไม่เป็นอุปสรรคต่อการทำงานมาตรการความปลอดภัยควรได้รับการออกแบบให้สมดุลระหว่างการปกป้องข้อมูลองค์กรกับความสะดวกในการทำงาน หากมาตรการเข้มงวดเกินไปจนกระทบประสิทธิภาพการทำงาน พนักงานมักหาทางเลี่ยงซึ่งอาจสร้างความเสี่ยงมากกว่าเดิม
• •
  ประสบการณ์การใช้งานที่สอดคล้องกับพฤติกรรมการทำงานจริงเครื่องมือดิจิทัลควรถูกออกแบบหรือเลือกใช้ให้เหมาะกับลักษณะงานของแต่ละทีม ไม่ใช่การบังคับใช้เครื่องมือเดียวกันกับทุกแผนกโดยไม่คำนึงถึงความแตกต่างของลักษณะงาน

สาเหตุที่ Digital Workplace มักไม่บรรลุเป้าหมาย

• 1
  เลือกเครื่องมือก่อนเข้าใจวิธีการทำงานจริงหลายองค์กรเลือกซื้อเครื่องมือตามกระแสความนิยม โดยไม่ได้ศึกษาว่าทีมงานทำงานร่วมกันอย่างไรในปัจจุบัน ทำให้เครื่องมือที่ได้มาไม่ตรงกับความต้องการใช้งานจริง
• 2
  มีเครื่องมือมากเกินไปโดยไม่มีการเชื่อมโยงการเพิ่มเครื่องมือใหม่ทีละชิ้นโดยไม่มีการวางแผนภาพรวม มักนำไปสู่สถานการณ์ที่พนักงานต้องใช้หลายแอปพลิเคชันที่ไม่เชื่อมโยงกัน ซึ่งเพิ่มความซับซ้อนแทนที่จะลดลง
• 3
  ขาดการฝึกอบรมและการสนับสนุนที่เพียงพอแม้เครื่องมือจะดีเพียงใด หากพนักงานไม่เข้าใจวิธีใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ หรือไม่ได้รับการสนับสนุนเมื่อเจอปัญหา การใช้งานก็จะไม่เต็มศักยภาพ
• 4
  ไม่มีเจ้าของภาพรวมด้าน Digital Workplace อย่างชัดเจนเมื่อแต่ละแผนกเลือกเครื่องมือของตนเองโดยไม่มีการประสานงานในภาพรวม องค์กรมักจบลงด้วยระบบที่กระจัดกระจายและซ้ำซ้อนกัน

แนวทางสร้าง Digital Workplace อย่างมีประสิทธิภาพ

• 1
  ทำความเข้าใจวิธีการทำงานจริงของแต่ละทีมสำรวจว่าแต่ละทีมทำงานร่วมกันอย่างไร ใช้เครื่องมือใดอยู่แล้ว และมีจุดใดที่เป็นอุปสรรคต่อการทำงานร่วมกัน
• 2
  ออกแบบภาพรวมของสภาพแวดล้อมการทำงานดิจิทัลวางแผนว่าเครื่องมือและระบบต่างๆ จะเชื่อมโยงกันอย่างไร แทนที่จะพิจารณาแต่ละเครื่องมือแยกจากกัน
• 3
  เลือกและปรับใช้เครื่องมือให้เหมาะกับบริบทเลือกเครื่องมือที่ตอบโจทย์ความต้องการที่ระบุไว้ พร้อมปรับแต่งการตั้งค่าให้เหมาะกับวิธีการทำงานขององค์กร
• 4
  ฝึกอบรมและสนับสนุนพนักงานอย่างต่อเนื่องจัดให้มีการฝึกอบรมที่เข้าใจง่าย และช่องทางสนับสนุนเมื่อพนักงานเจอปัญหาในการใช้งาน เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่น
• 5
  ติดตามและปรับปรุงตามการใช้งานจริงรวบรวมความคิดเห็นจากผู้ใช้งานอย่างสม่ำเสมอ และปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงานดิจิทัลให้ตอบโจทย์การใช้งานจริงมากขึ้นเรื่อยๆ

สรุป

Digital Workplace ที่ประสบความสำเร็จ ไม่ได้วัดจากจำนวนเครื่องมือดิจิทัลที่องค์กรมี แต่วัดจากความสามารถของทีมงานในการทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะทำงานจากที่ใดก็ตาม การออกแบบสภาพแวดล้อมการทำงานดิจิทัลที่ดี ต้องเริ่มต้นจากความเข้าใจวิธีการทำงานจริงขององค์กร ไม่ใช่การไล่ตามเครื่องมือที่กำลังเป็นกระแส

GenniSci ช่วยองค์กรออกแบบและวางระบบสภาพแวดล้อมการทำงานดิจิทัลที่เชื่อมโยงกันอย่างมีประสิทธิภาพ เหมาะสมกับวิธีการทำงานจริงของแต่ละองค์กร

หากต้องการพูดคุยเกี่ยวกับแนวทาง Digital Workplace ในองค์กรของคุณ สามารถนัดหมาย Business Discovery Session กับทีมงานของเราได้